Choix des fournisseurs

Les fournisseurs privilégiés de l’association sont choisis en priorité pour tous les vols, les hôtels et les locations de voiture. Les exceptions ne sont admissibles que si le superviseur immédiat de la personne ayant à se déplacer donne son autorisation par écrit ou si le bureau national donne son consentement et s’il n’y a aucune hausse de prix.

Politique sur l’autofinancement et les droits de participation (des plongeurs)

Toute personne qui s’autofinance afin de prendre part à une compétition devra fournir un numéro de carte de crédit, soit Diners Club ou Visa ou Mastercard. Les factures des voyages par avion seront envoyées par l’agence de voyages directement à l’entraîneur(e), le plongeur ou la plongeuse, ou une autre personne. Plongeon Canada se chargera de facturer toutes dépenses reliées à l’hôtel, aux repas, et aux faux frais.

Toutes autres dépenses, y compris l’hôtel, les repas, les faix frais, et les droits de participation seront facturées au voyageur par Plongeon Canada. Le règlement de ces dépenses peut être effectué par chèque personnel, Diners Club, Mastercard ou Visa.

Le règlement de la facture doit se faire dans les 30 jours après la compétition. Si la facture n’a pas été acquittée dans les 30 jours, les frais seront alors mis sur le compte de la carte de crédit du voyageur. Les numéros de cartes de crédit des athlètes qui s’autofinancent seront obtenus au moment de la sélection, ou en début de saison s’il s’agit de membres de l’équipe nationale, et seront classés en lieu sûr par Plongeon Canada.

Si un plongeur ou une plongeuse ne peut pas payer au moyen d’une carte de crédit, cet individu pourra s’entendre avec le comptable de Plongeon Canada pour trouver un autre mode de règlement.

Aucun autre déplacement financé par Plongeon Canada ne pourra être effectué tant et aussi longtemps que le paiement ou qu’un autre mode de règlement n’auront été confirmés.

Les voyages par avion

Toutes les réservations de transport aérien doivent être faites en passant par l’agence de voyage officielle de Plongeon Canada. Le personnel ou les bénévoles qui organisent leurs déplacements ou qui ont recours aux services d’une autre agence de voyage que l’agence officielle de Plongeon Canada ne pourront se faire rembourser, à moins d’avoir d’abord obtenu l’autorisation du directeur administratif de Plongeon Canada.

On ne pourra faire une réservation si l’autorisation du voyage n’a pas été communiquée au préalable à l’agente de voyages par le bureau national.

Nous avons pour politique d’obtenir les meilleurs tarifs aériens possible. Par conséquent, toutes les réservations doivent être faites suffisamment à l’avance pour que ce soit le cas. L’autorisation par écrit du directeur administratif est requise avant l’achat de billets d’avion à une date trop rapprochée du départ pour qu’une économie ne soit possible.

Dans la mesure où cela ne perturbe pas l’objet du voyage, des billets d’avion au meilleur prix possible seront réservés à quatre heures de l’heure de vol demandée.

Un siège en classe économique ou tourisme sera réservé pour tous les vols.

Les déplacements durant les heures ouvrables sont préférables, mais selon la disponibilité des tarifs les plus bas, l’horaire pourrait être modifié.

Transport terrestre

Les réservations de location de voiture ne sont admises que s’il n’y a aucun autre moyen de transport local plus économique ou opportun.

L’usage d’un véhicule personnel sera remboursé à raison de 0,30 $ par kilomètre.

Réservations d’hôtel

Toutes réservations d’hôtel seront faites par la coordonnatrice des événements de Plongeon Canada.

S’il y a lieu (c.-à-d., si les frais ne sont pas facturés directement au bureau national de Plongeon Canada), les frais d’hôtel doivent être réglés par carte de crédit personnelle ou carte de crédit de l’association ou encore au moyen d’une avance de voyage. Le personnel et les bénévoles doivent payer tous leurs frais personnels avec leur argent ou leur carte de crédit personnelle.

Dépenses pour les repas et le divertissement

Les frais de repas pendant la durée du déplacement ne seront remboursés qu’à raison d’une allocation quotidienne ne dépassant pas les montants suivants :

Déjeuner : 8,50 $
Dîner : 9,00 $
Souper : 23,50 $
Journée = 41,00 $

* Aucun remboursement n’est admis pour les repas compris dans le déplacement.

Le remboursement des frais de représentation se limite aux frais encourus pendant les rencontres estimées nécessaires au déjeuner ou au dîner avec des clients actuels ou en vue ou encore avec des fournisseurs. Des frais limités de rafraîchissement sont admis s’il y a lieu.

État des frais de déplacement

Les frais dépassant les prévisions pré-départ doivent faire l’objet d’une justification par écrit, en plus de l’état des frais de déplacement devant être soumis pour approbation par le superviseur immédiat de la personne qui voyage, dans les 14 jours suivant la fin de chaque déplacement.

Seuls les frais justifiés au moyen d’un reçu original peuvent être remboursés.

Immédiatement après la fin de chaque déplacement, les voyageurs doivent retourner au coordonnateur des manifestations sportives de Plongeon Canada tous les billets, même ceux n’ayant aucune valeur apparente. Les reçus des billets retournés doivent être joints à l’état des frais de déplacement envoyé au coordonnateur.

Programmes pour les grands voyageurs

Sous réserve du respect de la présente politique et d’aucuns frais supplémentaires pour Plongeon Canada, le personnel et les bénévoles peuvent accumuler des points dans le cadre des programmes pour les grands voyageurs et conserver pour leur usage personnel les avantages obtenus.

Avances de voyage

Au besoin, le personnel et les bénévoles reçoivent une avance de voyage avant chaque déplacement. Le rapprochement doit être fait entre cette avance en entier et l’état des frais de déplacement relatif à chaque voyage.